tipos de costos

INTRODUCCIÓN A LA ESPECIFICACIÓN DE COSTOS

Microsoft Office Project calcula los costos de los recursos en función de las tasas normales y de horas extra para los costos por uso, los costos fijos o los costos de recursos de costo (como un billete de avión o una comida) asignados a las tareas. Para poder guardar los cambios efectuados en la información de costo de un recurso de empresa, el recurso debe estar abierto para edición.

Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso de material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo (como un pasaje de avión o una comida). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada.

TIPOS DE COSTOS EN PROJECT

Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos:

• Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
• Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.
• Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.
• Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.
• Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto

Ingresar costos

Ingresar un costo fijo:

1. Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver → Tabla:---- → Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en este capítulo.

Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora.

2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valor que ingresemos es por hora.

3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

Notas 

• Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo, puede especificar una tasa horaria para el trabajo del recurso y un costo por uso para las horas de viaje u otros gastos.
• Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso de material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo (como un pasaje de avión). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada.

¿Cómo se crean presupuestos y se comparan con los costos?

Los presupuestos se pueden crear y supervisar desde dos direcciones: mediante un método de estimación ascendente o descendente. Microsoft Office Project permite el uso de ambos métodos.

Crear un presupuesto mediante el método ascendente

En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos, y los costos fijos o recursos de costo de tareas individuales. Microsoft Office Project calcula el total de costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método (denominado también estimación ascendente) permite obtener resultados confiables y exactos.

Cuando se crea un presupuesto ascendente en Microsoft Office Project:

• En primer lugar, se especifican las tasas de pago, los costos por uso, los costos fijos y los recursos de costo.
• A continuación, se especifica el trabajo o la duración prevista para cada tarea.
• Por último, se asignan recursos a las tareas.

Nota   Los recursos de presupuesto son más adecuados para los planes descendentes. Sólo se pueden aplicar en el nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.

Microsoft Office Project calcula a continuación el total de costos previstos de realización de todas las tareas del proyecto. Si este total no concuerda con las cifras presupuestadas, puede ajustar las tasas de pago, las asignaciones de recursos, etc.

Después de ajustar los costos previstos, puede guardar un plan previsto, con lo que se define un presupuesto para el proyecto.

Cuando disponga de un presupuesto, podrá comparar los gastos reales con los previstos y realizar los ajustes necesarios para ceñirse al presupuesto. En la mayoría de los casos, sólo tendrá que especificar los costos reales para cada tarea. Microsoft Office Project calculará el costo de la tarea teniendo en cuenta la marcha del proyecto. Puede indicar también costos específicos, si es necesario.

 Nota   Puede ver el total de costos para realizar un seguimiento de los mismos en tres lugares distintos: en el cuadro de diálogo Información del proyecto, en las vistas de Project (en concreto, en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos) o en un informe. Si utiliza Visual Reports, podrá exportar además esta información de costos a otros programas, como Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office Visio 2007.

Crear un presupuesto mediante el método descendente

En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los costos generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia anterior con proyectos similares. Si dispone de una cantidad máxima fija de dinero que puede gastar en un proyecto, el método de creación de presupuestos descendente es preferible al método ascendente.

Cuando se crea un presupuesto descendente para el proyecto:

• En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales.
• En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarán a todo el proyecto.
• En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
• En cuarto lugar, se indica qué otros recursos del proyecto se van a supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Para ello, se crea un campo personalizado para todos los recursos del proyecto y, a continuación, se clasifica cada recurso (incluidos los recursos del presupuesto) especificando en ese campo un valor que indique con qué tipo de presupuesto se va a comparar el recurso.
• Por último, después de clasificar todos los recursos por tipo de presupuesto, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto global del proyecto.

¿Qué son los costos basados en tasas y cómo se calculan?

Los costos de recursos basados en tasas son costos de recursos de trabajo, como personas o equipos de alquiler, a los que se asignan tasas estándar y, si procede, tasas, que se calculan normalmente por horas. Cuando asigne un recurso a una tarea, Microsoft Office Project calculará el costo total de recurso mediante las tasas de recurso horarias especificadas y el tiempo (o la duración) empleado en realizar la tarea.

 Nota   De forma predeterminada, Microsoft Office Project utiliza tasas de recurso estándar para calcular los costos de la cantidad completa de trabajo empleado en realizar una tarea. Microsoft Office Project no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra, a menos que estas horas se definan específicamente como horas extra.

Como el trabajo representa siempre la cantidad total de trabajo realizado, la cantidad de trabajo de horas extra se incluye, pero no se suma, en la cantidad total de trabajo. Por ejemplo, si una persona tiene previsto trabajar 40 horas durante 4 días, de las que 8 son horas de trabajo normal y 2 son horas extra trabajadas cada día, debe asignar 10 horas de trabajo al día y, después, designar 2 de esas 10 horas como horas extra. Microsoft Office Project calcula el costo de las horas especificadas como horas extra utilizando la tasa de horas extra especificada. Las horas restantes se calculan con la tasa estándar.

Los costos de material basados en tasas son los costes de recursos de material consumible, como materiales de construcción o suministros, a los que se asignan tasas estándar, que no suelen calcularse por hora. Para asignar costos de recursos de material, se define la tasa por unidad de material, como tasa por metro o por tonelada. Cuando asigne un recurso de material a una tarea, Microsoft Office Project calculará el total de costos de material multiplicando la tasa de recurso de material especificada por el número de unidades de material utilizadas para realizar la tarea.

Los recursos de trabajo tienen a veces aplicada una tabla de tasas de costo cuando se calculan los costos. Una tabla de tasas de costo es un conjunto de tasas o costos por uso para recursos de material o de trabajo. Microsoft Office Project proporciona cinco tablas de tasas de costo, con nombres que van desde la A hasta la E (y que no se pueden cambiar), de forma que si un recurso tiene tasas diferentes para tipos de trabajo distintos, puede asignar cinco conjuntos de tasas distintos a ese recurso. Por ejemplo, si un carpintero tiene una tarifa para los retoques finales y otra para el encofrado, puede aplicar una tabla de tasas de costo a la asignación de retoques finales y otra a la asignación de encofrado.

En cada tabla de tasas de costo, hay hasta 25 filas que puede utilizar para especificar cambios futuros en las tasas (como un incremento de la tasa de pago o un cambio en los costos de material). Para cada cambio de tasa deberá especificar la fecha en que surte efecto el cambio. Por ejemplo, si sabe que el pago de un recurso aumentará dentro de seis meses, puede configurar Microsoft Office Project para que comience a utilizar esa nueva tasa en esa fecha.

 Nota   Si utiliza Microsoft Office Project Professional 2003 y trabaja con recursos de empresa, su organización puede decidir que se asignen restricciones a las tablas de tasas. Por ejemplo, la organización puede designar la tabla de tasas A para las tasas de facturación y la tabla de tasas B para tasas no facturables. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.

¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

Los costos por uso son cuotas únicas para el uso de un recurso, como un equipo. Los costos por uso no dependen nunca de la cantidad de trabajo realizado, sino que se contraen cada vez que se utiliza el recurso. Mientras que un costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de unidades de asignación utilizadas, un costo por uso de un recurso de material sólo se aplica una vez. Por ejemplo, si un albañil tiene un costo por uso de 100 euros (en lugar de una tasa por horas) y para realizar una tarea se necesitan tres albañiles, el costo es de 300 euros. Pero un costo de entrega por uso de 100 euros de un recurso de material como el cemento se aplica una sola vez por entrega, independientemente de si se entregan 10 o 100 toneladas de cemento.

 Nota   Los costos por uso se definen en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del recurso.

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

Los costos fijos son costos de una tarea que permanecen constantes independientemente de la duración, la cantidad de trabajo realizado por el recurso y el número de unidades de asignación.

 Nota   Un costo de recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere más tiempo del previsto, pero no ocurre lo mismo con los costos fijos. Por ejemplo, si un carpintero es un recurso basado en tasas (es decir, se le paga por horas) y se prevé que realice una tarea en cinco días, pero en realidad tarda siete días en realizarla, se le pagará más de lo presupuestado. Sin embargo, si al carpintero se le paga un costo fijo por el trabajo, el costo sigue siendo el mismo con independencia del tiempo que tarde en realizar la tarea.

Puede asignar costos fijos a una tarea que tenga asignada también costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso basado en tasas asignado a una tarea contrae también gastos de viaje, puede agregar los costos de viaje a la misma tarea como importe fijo. Los costos fijos se incluyen en el total de costos tanto de las fases del proyecto (en tareas de resumen) como de todo el proyecto.

 Nota   Los costos fijos se definen en una vista de tareas (como un diagrama de Gantt) aplicando la tabla de tasas de costo correspondiente y definiendo el importe de costo en el campo Costo fijo.

¿Qué son los recursos de costo y cómo se calculan?

A diferencia de los costos fijos y los costos por uso, los recursos de costo (como el alojamiento y el billete de avión) se crean como un tipo de recurso y después se asignan a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado; por tanto, no afectan a la programación de la tarea. La cantidad de recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo realizado en una tarea.

Los recursos de costo se utilizan cuando se desea aplicar a una misma tarea varios costos distintos de diverso tipo que no cambian a raíz de la cantidad de trabajo realizado en la tarea. Por ejemplo, un ejecutivo que trabaja en una nueva propuesta de proyecto podría tener tres recursos de costo aplicados: uno para los billetes de avión, otro para las dietas de comida y otro para los gastos de alojamiento en un hotel. Por tanto, varios costos "fijos" se pueden aplicar a una sola tarea. A diferencia de los recursos de trabajo y de los recursos de material, las tasas de costo no se pueden aplicar a los recursos de costo.

 Nota   Los recursos de costo se crean en la hoja de recursos. (En la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso, haga clic en Costo en la lista Tipo). Después de crear el recurso de costo, puede asignarlo a las tareas según sea necesario. Una vez asignado a una tarea, puede definir el importe del costo en el cuadro de diálogo Información de la tarea de la tarea, en el cuadro de diálogo Información de la asignación de dicha tarea o en la vista Uso de tareas que tiene aplicada la tabla de costos.

Especificar tasas de costo para un recurso de trabajo

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba el nombre de un nuevo recurso.
3. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, especifique las tasas del recurso.

Si estos campos no están visibles, presione TAB para desplazarse a ellos.

Puede especificar varias tasas estándar y una tasa de horas extra para cada recurso:

1. Seleccione el recurso, haga clic en Información del recurso y, después, haga clic en la ficha Costos.
2. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminada).
3. En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de tasa.
4. En los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, especifique las tasas del recurso.
5. Para especificar un cambio de tasa que se aplique en otra fecha, en las filas adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha, y las nuevas tasas estándar y de horas extra.
6. Para especificar conjuntos adicionales de tasas de pago para el mismo recurso, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.

 Notas 

• Microsoft Office Project calcula el total de costos en cuanto se asignan recursos basados en tasas, recursos con costos por uso y recursos de costo a las tareas.
• El cambio de la tasa estándar de un recurso afecta también al costo de las tareas que hayan finalizado completamente y que aún tengan el mismo recurso asignado.
• Una vez especificadas varias tasas para un solo recurso mediante las tablas de tasas de costo, puede cambiar las tasas de ese recurso para cualquier asignación utilizando una tabla de tasas de costo diferente. Para cambiar la tabla de tasas de costo de una determinada asignación, en la vista Uso de tareas, seleccione el recurso que está asignado a la tarea y, a continuación, haga clic en Información de la asignación. En la lista Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla de tasas de costo que desea utilizar.

Especificar un costo por uso para un recurso de trabajo

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada.
3. En el campo Costo/Uso, especifique un valor de costo.

Si este campo no está visible, presione TAB para desplazarse a él.

Puede especificar varios costos por uso para cada recurso:

1. Seleccione el recurso, haga clic en Información del recurso y, después, haga clic en la ficha Costos.
2. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminada).
3. En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de tasa.
4. En la columna Costo por uso, especifique el costo por uso.
5. Para especificar un costo por uso que se aplique en otra fecha, en las filas adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha y el nuevo costo por uso.
6. Para especificar conjuntos adicionales de costos para el mismo recurso, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.

Microsoft Office Project puede calcular el total de costos en cuanto se asignan recursos basados en tasas, recursos con costos por uso y recursos de costo a las tareas.

 Nota   Una vez especificados varios costos para un solo recurso mediante las tablas de tasas de costo, puede cambiar los costos del recurso utilizando una tabla de tasas de costo diferente. Para cambiar la tabla de tasas de costo de una determinada asignación, en la vista Uso de tareas, seleccione el recurso que está asignado a la tarea y, a continuación, haga clic en Información de la asignación. En la lista Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla de tasas de costo que desea utilizar.

Especificar un costo fijo para una tarea o para el proyecto

Los costos fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Costo.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea especificar un costo fijo.
4. En el campo Costo fijo, especifique un valor de costo.

Puede especificar también costos fijos para todo el proyecto si, por ejemplo, le interesa conocer los costos generales del proyecto (y no de cada tarea) o si desea agregar costos generales del proyecto (como el costo de los servicios públicos).

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.
2. En Opciones de esquema, active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen del proyecto.
4. En el campo Costo fijo, especifique un costo para el proyecto.

Especificar costos para un recurso de costo

Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un elemento de costo (como una tarifa aérea o dietas de alojamiento) a esa tarea. Los recursos de costo no dependen de la cantidad de trabajo realizado en la tarea ni de la duración de la misma. Y a diferencia de los costos fijos, puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea. Los recursos de costo proporcionan más control a la hora de aplicar distintos tipos de costos a las tareas.

Para poder especificar un costo para un recurso de costo, debe crear el recurso de costo:

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, escriba un nombre para el recurso de costo (como Alojamiento) y, a continuación, haga clic en Información del recurso .
3. En el cuadro de diálogo Información del recurso, en la ficha General, haga clic en Costo en la lista Tipo.

Una vez creado el recurso de costo, puede asignarlo a una tarea. Después de asignarlo, puede especificar los costos de la asignación del recurso mediante la vista Uso de tareas.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.
2. Seleccione la tarea a la que se ha asignado el recurso de costo y, a continuación, haga clic en Información de la asignación .
3. En el cuadro de diálogo Información de la asignación, en la ficha General, especifique un valor de costo en el cuadro Costo.
4. Haga clic en Aceptar.

Cuando se aplica un costo mediante un recurso de costo asignado a una tarea, la cantidad del recurso de costo puede variar en función de cómo se utilice dicho recurso.

 Nota   A diferencia de los costos fijos, los recursos de costo se crean como un tipo de recurso y después se asignan a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado y, por tanto, no afectan a la programación de la tarea. El valor monetario de los recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo realizada en la tarea a la que están asignados.

Especificar una tasa para un recurso de material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso de material o escriba el nombre de un nuevo recurso de material.
4. Si es un nuevo recurso de material, siga este procedimiento:
1. Seleccione Material en el campo Tipo.
2. Escriba el nombre de una unidad de medida en el campo Etiqueta de material como l (para "litros"), mc (para "metros cúbicos") o u (para "unidad").
5. En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

Si este campo no está visible, presione TAB para desplazarse a él.

Puede especificar varias tasas para cada recurso de material:

1. Haga clic en Información del recurso y luego en la ficha Costos.
2. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminada).
3. En la columna Tasa estándar, escriba una tasa.
4. En la fila siguiente, escriba un cambio de valor o porcentaje con respecto a la tasa anterior en la columna Tasa estándar. Por ejemplo, escriba +10% para indicar que la tasa ha aumentado un 10% con respecto a la tasa anterior.
5. En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de tasa.
6. Para especificar conjuntos adicionales de tasas, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.

 Notas 

• Especifique tasas de recursos de material si desea que Microsoft Office Project calcule los costos de los recursos de material en función de esas tasas. Por ejemplo, para asignar a una tarea un recurso de material denominado cemento que tenga un precio por unidad de 100 dólares por tonelada, seleccione el tipo de recurso Material y, a continuación, escriba o seleccione el nombre de recurso Cemento, la etiqueta Tonelada, y la tasa estándar de 100 dólares.
• Especifique varias tasas para un recurso de material si trabaja con varias calidades de material o si necesita incorporar cambios en las tasas de material en fechas específicas. Por ejemplo, puede utilizar las fichas Tabla de tasas de costo para especificar moquetas de distintas calidades e incluir un aumento del costo o un descuento previsto para fechas específicas durante el transcurso del proyecto.

Especificar un costo por uso para un recurso de material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso de material o escriba el nombre de un nuevo recurso de material.
4. Si es un nuevo recurso de material, seleccione Material en el campo Tipo.
5. Si es un nuevo recurso de material, escriba el nombre de una unidad de medida en el campo Etiqueta de material como l (para "litros"), mc (para "metros cúbicos") o u (para "unidad").
6. En el campo Costo/Uso, especifique un valor de costo.

Si este campo no está visible, presione TAB para desplazarse a él.

Puede especificar varios costos por uso para cada recurso:

1. Haga clic en Información del recurso y luego en la ficha Costos.
2. Si es un nuevo recurso de material, seleccione Material en el cuadro Tipo.
3. Si es un nuevo recurso de material, escriba el nombre de una unidad de medida en el cuadro Etiqueta de material.
4. Haga clic en la ficha Costos y luego en la ficha A (predeterminada) en Tablas de tasas de costo.
5. En la columna Costo por uso, especifique un valor de costo.
6. En la fila siguiente, escriba un cambio de valor o porcentaje con respecto a la tasa anterior en la columna Costo por uso.
7. En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de costo.
8. Para especificar conjuntos adicionales de costos por uso, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 5 al 7.

 Notas 

• Especifique un costo por uso para un recurso de material si sólo desea especificar uno para ese recurso de material y no desea incluir cambios de costos futuros.
• Especifique varios costos por uso para un recurso de material si desea especificar varios costos por uso para ese recurso o incluir cambios futuros en el costo por uso del material.